Préparer et animer l’assemblée générale du Groupement Pastoral
Conformément aux statuts, une Assemblée Générale annuelle est obligatoire. Cette réunion doit faire l’objet d’un Procès Verbal (PV), qui sera archivé et présentable en cas de contrôle.
Mode de convocation
Les statuts précisent les modalités de convocation à l’Assemblée Générale annuelle.
Tous les adhérents doivent être convoqués par écrit une semaine minimum avant la date. La convocation doit mentionner les sujets qui seront débattus.
Si le quorum défini dans les statuts n’est pas atteint, une deuxième Assemblée Générale doit être convoquée.
Celle-ci pourra délibérer quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.
Certains sujets doivent obligatoirement être traités au cours de l’AG.
Ces points sont mentionnés dans les statuts et rappelés dans l’ordre du jour de la convocation.
Les points obligatoires à traiter
- Le compte rendu de l’activité du Groupement Pastoral depuis la dernière AG
- La présentation des comptes : un vote doit être organisé et le résultat mentionné dans le PV d’AG
- Les élections du Conseil d’Administration et des membres du Bureau
- La définition du montant de la cotisation annuelle
Les points complémentaires variables selon les statuts ou l’ordre du jour
- Les modalités de recrutement et d’encadrement du ou des salariés
- La définition du prix de pension
- Le programme de travaux et d’aménagements pastoraux envisagé pour l’année à venir D’une façon générale, la préparation de la saison à venir
- Le mode de rémunération des journées de travail des adhérents (devant faire l’objet d’une facture spécifique)
- Le départ ou l’adhésion de nouveaux membres
- Les engagements contractuels (contrats agri-environnementaux par exemple)
- modification des règlements intérieur et sanitaire
- Tout autre sujet à l’ordre du jour
Remarque: pour les sujets devant faire l’objet d’une décision qui s’impose aux membres, il est nécessaire d’organiser un vote.
Le compte rendu de l’AG (ou PV d’AG)
compte rendu doit mentionner :
- La date et le lieu de l’Assemblée Générale
- La liste des personnes présentes ou représentées
- La liste des absents
- Les décisions prises
- Les résultats des votes
- Les comptes approuvés
- Les modifications de composition du Conseil d’Administration
Une copie doit être adressée à la DDT.
Déclaration de la modification de la composition du Conseil d’Administration
Les délibérations portant sur une modification de la composition du Conseil d’Administration doivent être transmises en Préfecture.
Il est également conseillé d’en transmettre une copie à la DDT et à la Fédération Pastorale.
Comptabilité et fiscalité
Quelques règles de fonctionnement
- Le GP doit disposer d’un compte bancaire en son nom propre.
- Toutes les opérations financières (paiements et encaissements) doivent être directement effectuées par le GP et non par les membres (toutes les factures de fournisseurs sont libellées au nom du Groupement Pastoral et non aux noms des membres).
Il faut exclure toute forme de compensation entre dépenses et recettes qui diminuerait la transparence des comptes.De façon générale les comptes doivent refléter exactement le fonctionnement du GP.